Client Onboarding Portal

El portal de ingreso para nuevos clientes del taller nació de una necesidad concreta: cada encargo de escultura monumental empieza con semanas de intercambio de correos, planos y referencias que se desordenan rápido. Arquitectos y curadores necesitaban un lugar único donde cargar las especificaciones de la pieza, seguir el estado de los moldes y recibir las memorias descriptivas sin tener que pedirlas por teléfono.

La primera versión se armó como un formulario de carga dividido en tres etapas: datos del encargo, documentación técnica y cronograma de entregas. Cada etapa guarda el avance por separado, así el cliente puede completar el formulario en varias sesiones sin perder lo ya cargado. Los planos de anclaje se adjuntan en PDF y el sistema los convierte a una vista previa que el equipo de taller revisa antes de aprobar el inicio de la fundición.

Lo que parece simple en papel tuvo varias decisiones de fondo. La más importante fue definir qué información es obligatoria y cuál puede esperar. Para una pieza de hormigón armado de más de tres metros, el peso estimado y el tipo de soporte no son opcionales; el color del acabado sí puede definirse más tarde. Esa distinción evitó que el formulario se volviera un obstáculo y permitió que los proyectos avanzaran sin fricciones innecesarias.

Qué resuelve el portal en el día a día

Para el taller, el portal ordena la entrada de pedidos y deja registro de cada decisión tomada durante la etapa de diseño. Para el cliente, significa tener un solo lugar donde consultar el estado de su obra y descargar los documentos que necesita para la instalación. Las notificaciones automáticas avisan cuando el molde de silicona está listo o cuando la pieza pasó a la etapa de curado, sin depender de llamadas ni correos sueltos.

• Carga de especificaciones técnicas por etapas, con guardado parcial.
• Adjunto de planos de anclaje y memorias descriptivas en formato PDF.
• Vista de avance para el cliente y panel de revisión para el taller.
• Historial de cambios con fecha y responsable de cada modificación.
• Notificaciones automáticas en cada cambio de etapa del proceso.

El portal no reemplaza la conversación directa con el equipo del taller; la complementa. Cuando un arquitecto necesita ajustar el sistema de izaje porque cambió la grúa disponible en obra, el cambio se registra en el portal y queda visible para todos los involucrados. Así se evita el clásico malentendido de una instrucción dada por teléfono que nadie anota.

Cómo se implementó

La implementación se hizo en dos meses, con una primera etapa de relevamiento junto a los tres escultores del taller y dos arquitectos que ya habían encargado obras. Esas entrevistas definieron los campos del formulario y el flujo de aprobación. La segunda etapa fue de desarrollo y prueba con un proyecto real: una pieza de 2,8 metros para un hall corporativo, que sirvió para ajustar los tiempos de respuesta y la claridad de las notificaciones.

El resultado es una herramienta que se usa todos los días, no un sistema que se abre una vez y se abandona. Hoy el 80% de los encargos nuevos ingresan por el portal, y el resto llega por consultas telefónicas que después se cargan manualmente. El objetivo no fue digitalizar todo el proceso, sino ordenar la información que antes se perdía en cadenas de correo y carpetas compartidas.